Видача архівної довідки, архівної копії, архівного витягу

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом начальника архівного відділу
Новоград-Волинської райдержадміністрації

від 14.09.2009 р. № 1

Зміст стандарту

Опис стандарту

Нормативно правові акти, що стосуються надання послуги

Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи ”;
Положення про архівний відділ РДА;
Основні правила роботи державних архівів України

Перелік категорій одержувачів, у тому числі вразливих верств населення

Архів виконує запити юридичних осіб та заяви громадян

Перелік документів, необхідних для надання послуги

Від громадян необхідна заява, паспорт та квитанція про оплату послуг. Від юридичних осіб – офіційний запит та документ, що підтверджує оплату послуги.

Склад і послідовність дій одержувача та адміністративного органу, опис етапів надання послуги

Архівна довідка (архівна копія, архівний витяг) видається на запити юридичних осіб з питань, що відповідають профілю їх діяльності; окремим громадянам – за заявами, пов’язаними із забезпеченням їх прав та законних інтересів.
Архівні довідки складаються за встановленою формою на бланках для листів установи на підставі оригіналів та засвідчених копій документів архіву.
У довідці наводяться назви документів, їх дати і викладаються відомості, що містяться в цих документах. Виклад подається в хронологічній послідовності подій. Після тексту довідки вміщуються пошукові дані документів, що стали підставою для її складання (номери фонду, опису, справ, аркушів). Архівна довідка підписується керівником установи та керівником архіву і засвідчується гербовою печаткою установи. Копія архівної довідки лишається в архіві. Якщо в архіві відсутні документи, необхідні для підтвердження запитуваних відомостей, то складається лист на бланку установи, у якому вказуються причини відсутності документів, подаються рекомендації, куди ще можна звернутися за довідкою.
Архівні довідки видаються заявникам або уповноваженим ними особам на руки за умови пред’явлення паспорта та квитанції про оплату послуги. Уповноважені особи при одержанні оригіналу документа пред’являють також нотаріально засвідчену довіреність.

Строк надання послуги, а також строк здійснення дій, прийняття рішень у процесі надання послуги

Послуга надається протягом 30 календарних днів починаючи з дати фіксації у журналі обліку реєстрації заяв громадян та юридичних осіб.

Перелік підстав для відмови у наданні послуги

Одержувач послуги не пред’явив документ, що підтверджує його особистість (паспорт);
одержувач не здійснив оплату за отримання архівної довідки.

Опис результату, який повинен отримати одержувач

Видача інформації здійснюється у формі довідки, яка повинна містити наступні показника:

1. інформацію по запиту;
2. підпис керівника установи;
3. підпис керівника архівного відділу;
4. гербову печатку установи.

Платність або безоплатність надання послуги та розмір плати, якщо вона передбачена

Вартість послуг по підготовці довідки (фактографічної, історичної, тематичної і про підтвердження права власності) на запити громадян та юридичних осіб становить 2 грн.55 коп.; за терміновість (протягом 15 к.д.) – 3 грн. 82 коп

Вимоги до посадових осіб, які безпосередньо надають послуги та їх кваліфікація

Вимоги встановлені законом України „Про державну службу”, Законом України „Про Національний архівний фонд і архівні установи” та Положенням про архівний відділ.

Місце надання послуги з урахуванням транспортної та пішохідної доступності

Архівний відділ Новоград-Волинської райдержадміністрації знаходиться в центрі міста за адресою: м.Новоград-Волинський, вул. Шевченка, 16, каб. 91.

Режим роботи органу, порядок прийому одержувачів, у тому числі можливість одержання бланків запитів про надання послуги та їх реєстрації

Режим роботи архівного відділу:
понеділок – п’ятниця 8:00 – 12:00
13:00 – 17:00
Графік особистого прийому громадян начальником архівного відділу:
вівторок 8:00- 10:00
четвер 15:00 -17:00
остання п’ятниця місяця 15:30 – 17:30

Черговість надання послуги у випадку перевищення попиту на послугу над можливістю її надання без очікувань, у тому числі терміни і умови очікування надання послуги

Архівні довідки (архівні копії, архівні витяги) надаються у порядку надходження запитів від одержувачів.

Вимоги до інформаційного забезпечення надання одержувача при зверненні за одержанням та у ході надання послуги

Інформацію про порядок надання послуги заявник може отримати безпосередньо у начальника архівного відділу за контактним телефоном (04141) 5 -53-05

Особливості надання послуги особам похилого віку та інвалідам

Прийом осіб похилого віку та інвалідів начальником архівного відділу здійснюється позачергово

Порядок подачі, реєстрації і розгляду скарг на недотримання стандарту

Скарги на недотримання Стандарту подаються до Новоград-Волинської райдержадміністрації і розглядаються в терміни згідно з чинним законодавством.

Порядок виправлення можливих недоліків наданої послуги і відшкодування збитків одержувачу

Відшкодування одержувачеві адміністративної послуги збитків не передбачено.